对于外贸员来说，与客户沟通，邮件占了很大的一部分，因此，外贸员也应注重写邮件时的文字、节奏与语气，尽可能地与客户保持良好的沟通。
1.文字要体现礼貌与修养
说话是一门艺术，写邮件同样是一门艺术。与客户的往来邮件不仅包括可能促成合作的交流，还可能会出现客户拒绝合作、抱怨外贸员的服务令他不满意等情况。
在收到客户拒绝合作的邮件后，有些外贸员可能会直接将此类客户排除在外，将他们看作不可能合作的对象。其实这种做法是十分不恰当的。要知道，客户这一次拒绝了你，并不代表下一次不会与你合作，而与客户保持良好的沟通与联系，则有助于开启下一次交流的契机。
因此，对于此类客户，外贸员在回复邮件时可以遵循以下三个步骤：
（1）肯定对方的选择。例如：I fully understand your idea of cooperation with …（我完全理解你……）
（2）希望有机会合作。例如：But we hope you can think more about cooperating with us. As for your requirements for the product, we can handle these well.（但我们希望你能考虑与我们合作。你对产品方面的问题，我们都能处理得很好。）